Inventarierea anuală a patrimoniului este una dintre cele mai consumatoare operațiuni din viața unei instituții publice. Listele tipărite circulă între departamente, comisia de inventariere trece din birou în birou cu pixul în mână, iar diferențele dintre evidența scriptică și cea faptică sunt deseori descoperite cu lunile după finalizarea procesului. Această metodologie clasică nu doar că e ineficientă, ci creează și oportunități pentru fraude sau erori involuntare care afectează integritatea raportărilor financiare.
Gr8 Invent transformă acest proces într-o operațiune digitală, scanabilă și auditabilă. Echipa de inventariere folosește o aplicație Android, scanează codurile QR aplicate pe mijloacele fixe și obiectele de inventar, iar datele se actualizează în timp real în baza de date centrală.
Ce este Gr8 Invent
Gr8 Invent este un sistem complet de inventariere faptică dedicat instituțiilor publice. Componenta centrală este o aplicație web pentru evidena patrimoniului, iar componenta mobilă este o aplicație Android care permite scanarea codurilor QR direct în teren. Cele două componente comunică în timp real, astfel încât operațiunile efectuate de comisia de inventariere se reflectă instant în sistemul central.
Soluția rezolvă una dintre cele mai mari probleme ale inventarierii clasice: validarea independentă a existenței faptice. Fiecare obiect inventariat este marcat cu un QR unic care, scanat, returnează toate informațiile relevante: cod intern, denumire, valoare contabilă, departament responsabil, fotografie de referință, istoric mișcări.
Cum funcționează
Procesul începe cu importul listei scriptice de inventar din sistemul contabil al instituției. Gr8 Invent suportă formate standard de import și poate prelua evidențele existente fără a fi nevoie de re-introducere manuală. Pentru fiecare element din inventar, sistemul generează un cod QR unic care se tipărește ca etichetă autoadezivă și se aplică pe obiect.
În timpul inventarierii faptice, comisia se deplasează prin încăperi cu un telefon Android sau o tabletă și scanează pe rând codurile. Pentru fiecare obiect scanat:
- Sistemul confirmă existența faptică și poziția (încăperea unde se află)
- Operatorul poate adăuga fotografii actualizate ale obiectului
- Se pot consemna observații (deteriorări, schimbări de responsabil, propuneri de casare)
- Eventualele neconcordanțe între evidența scriptică și faptică sunt evidențiate automat
La final, sistemul generează automat documentele de inventariere conform reglementărilor: lista de inventariere, situația comparativă, propunerile pentru comisie.
Cui se adresează
Gr8 Invent este construit pentru:
- Primării și instituții publice cu patrimoniu semnificativ de mijloace fixe
- Spitale și instituții medicale care trebuie să ţină evidența dispozitivelor medicale
- Şcoli și universități cu inventare complexe de mobilier, echipamente IT, fond de carte
- Departamentele financiar-contabile responsabile cu raportarea anuală
- Comisiile de inventariere care vor un proces auditabil și rapid
Beneficii concrete
- Reducerea timpului de inventariere. O operațiune care înainte dura săptămâni se finalizează acum în câteva zile.
- Anti-fraudă prin design. Scanarea efectivă în teren este obligatorie — nu se poate marca un obiect ca existent fără a-l fi văzut fizic.
- Auditabilitate completă. Fiecare scanare este înregistrată cu utilizator, dată, oră și, dacă e necesar, locație GPS.
- Multi-user simultan. Mai multe echipe pot inventaria în paralel în departamente diferite, fără conflicte de date.
- Arhivă vizuală. Fotografiile asociate fiecărui obiect rămân în sistem pentru anii următori, ca dovadă a stării la momentul inventarierii.
- Export pentru contabilitate. Rezultatele se exportă în format compatibil cu aplicațiile bugetare uzuale.
Integrarea cu celelalte produse Gr8
Gr8 Invent este conectat nativ cu Gr8 Smart GIS, ceea ce permite vizualizarea spațială a patrimoniului inventariat pe harta localității. Pentru spitale și unități medicale, aplicația se integrează cu Gr8 EvMed, care extinde evidența dispozitivelor medicale cu informații specifice (acreditări, verificări metrologice, intervalu de service).
Cadrul legal
Obligația inventarierii anuale a patrimoniului instituțiilor publice este prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991 și de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2861/2009 privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii. Gr8 Invent este construit pentru a răspunde tuturor cerințelor procedurale prevăzute de aceste reglementări, inclusiv generarea documentelor obligatorii: lista de inventariere, procesul-verbal al comisiei, situația comparativă.
Demonstrație pentru instituția ta
Inventarierea cu Gr8 Invent se vede cel mai bine în acțiune. Pentru o demonstrație completă a aplicației, contactează echipa Gr8 Software. Putem configura un mediu de test cu o listă de inventar reprezentativă pentru instituția voastră, ca să vedeți exact cum se desfășoară procesul înainte de a lua o decizie.